ToDo管理なんてメモとペンさえあれば十分

ToDo管理ツールといえばRemember The Milkやcheckpadが有名だけど、結局アナログで管理しちゃってる。

というか、むしろアナログの方がいいんじゃないのかと最近思ってる。
仕事効率化の為のToDo管理をわざわざPCでやってることが非効率のような気がしてきた。

タスクを管理する目的はざっくりと絞って

ド忘れ防止
進捗による優先度の変更
思い付きのストック

の3つで十分。「やるべきこと」をスケジュールにしっかりと組み込んだら、Todoとしての管理より、スケジュールとしての管理なので別物として考えている。

なので、上記3つを手軽に管理するなら昔ながらの「メモに書いて終わったら消す」で事足りるわけだ。「今時メモとペンはないわ。。」なんて仰らずに。結構手書きでやるのも良いもんだよ。

タスク管理の一番の目的は「覚えておかない」こと

「忘れてた！」と慌ててしまうのは、やるべきことを「記憶」で管理しているから。人間の脳なんてたかがしれてる。やるべきことに溢れた職場でいちいち「あれとあれとあれ」なんて頭で考えていたら、仕事なんて進みません。書いて忘れる。書いておけば見ればいいだけ。これでそもそも「記憶しない」ので「忘れることはない」わけだ。

PCで管理するのも悪くないとは思うんだけどね。。常にPC前で仕事をしているわけではない。打ち合わせは人対人だし、仕事が出来る人ほど、PCと向き合ってる時間は少なくなっていると思う。であれば、何かタスクが発生したときにすぐ出来るのはメモすること。PC前に帰ってきたときに管理ツールに入力、って二度手間じゃない？

あと、「書いて忘れる」って言ったばかりなんだけど、「自分の手で書く」ことで実際には脳にインプットされていると思うんだよね。キーボードを叩いてPCに記憶させるよりいい。全然関係のないと思っていたネタを全く別の案件に応用出来る率が上がった。忘れていたようでもしっかりと脳には記憶されていたんだ。書くことで記憶のIndexを作成できるようになる。

一日にこなせる仕事の量なんてたかがしれてる。

細かく優先順位を決めて仕事をするのはとても重要なこと。効率化を望むのであれば「何からすべきか」を考えて一番効率的な手法をとるべき。私はどちらかというと管理側で仕事をしているので、ルーティンな業務と細かい案件、クライアントとの折衝がほとんど。そうすると1日の仕事量は10〜20が限度。となると、メモ用紙1枚に埋まる程度の業務に優先順位をつけていく。

朝出社して、することを書き出したなかからその日のスケジュールとの兼ね合いで優先順位を決めていく。なかでも重要度が高い、緊急性が高いというものがあれば、記号をつける、もしくはマーカーを引く。いくつかのルールを自分で決めておけばそれだけで十分。長期にわたる案件はそもそもスケジュール管理の中に組み込んで「予定された仕事」として管理をすればいいだけだけ。手帳で十分。*1

思いつきはその場でメモをしないと忘れる。

メモするクセは絶対につけたほうがいい。思いつたこと、他人の発言でひっかかったことはその場でメモっておく。あとから引き摺りだそうと思っても、そうそう出来るもんじゃない。すぐに役立つことではないかもしれないけど、メモしておくことで後々そこから発想を広げて改善につなげるということが出来る。もちろん使い物にならないものもあるけど、ゴミだらけでも、その中に一つ磨いて光るものがあるならゴミダメも悪くないもんだ。

メモった物を整理する時間さえ用意しておけば、ほんとにゴミで捨てるもの、案件として採用するもの、いつかの為にストックに回すもの、というふうにして捌いていける。