読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

かくいうもの

いつでもきょうがいちばんたのしいひ

タイムマネジメントの基本「メールのポップアップはオフにしろ」

via>◆時間を有効に使うための14の時間管理術 - ガベージニュース


時間管理は今一番興味がある事柄で「いかに時間を有効活用するか」をたまに考えてる
以下、自分がやっている時間管理の方法からメールについて。

メールの新着ポップアップ機能はオフ

メール文化が発達しすぎて、というか社内の些細な連絡から資料の催促までなんでもメールでやり取りされる状態な人は多いと思う。メールを読んだり返信する時間が膨らみすぎて仕事が捗らないなんてそっちのほうが非効率じゃんか。


リンク先でも

例えばメールチェックを毎日決められた時間にのみ行う、同じメールを何度もチェックしない、今この瞬間に返事をする時間がないのならメールのチェックは後回しにする

とあるね。


まず、「メールの新着ポップアップ機能はオフ」にする。
読まないにしても、新着のアラートに反応してしまって集中力が削がれてしまうのでまずは新着のポップアップはオフにする。メールはすぐに読んですぐ反応しなければいけないという風潮があったとしても、強行する。ほんとに急ぎのようなら電話すればいい。

「メールを読む時間を決める」

新着をオフにした変わりに、メールを読む時間を一日のスケジュールにルーティンとして盛り込む。朝、休憩戻り、ショートブレイクの後、退社前といった感じ。一つ一つの案件の作業所要時間やメールの数で自分にあわせていいと思うけど、どんな仕事でも1日4回読む時間を作れば十分に効率的な仕事が可能なはず。

「メールは件名だけ読む」

「メールは件名だけ読む」→「緊急性のあるものは文頭を読む」→「すぐに返信が必要なものだけは直ぐに返す」
これも当たり前っちゃあ当たり前。
よく管理職試験で、「1時間後に飛行機で発たなければいけないときにメールが200通ある。これを効率的に捌け」的な問題が出るなんて話を聞くけど、同じようなもの。


題名見れば内容はわかるもの。すぐに読まなければいけないもの以外は私の場合、開きもしない。もし緊急性が高いのにそうでない「件名」であれば、それは出した方が悪いってなぐらいです(まあ、実際そこまで突き放してはないですが、メールの件名の書き方は教育しているつもり)


で、緊急性が高いと思われるものは、文頭だけを読んで「本当に緊急性があるかどうか」を判断。直ぐに返信すべきものと後でもいいものにフラグ(もしくはカラーラベル)を付ける。読んで直ぐに返信はしない。「まずは受信したメールを全部確認する」必要がある。これ重要。1通ずつ返信してたら、まだ読んでないメールにもっと優先的に処理いないといけないものがあるかもしれない。なので、まずは全部のメールに目を通す(件名や、文頭だけでも)超重要。


ここまで5分。フラグを付けたもので直ぐに返信が必要なものを処理するのに10分。



大体1回のメールタイム15分ぐらいかな。
実際に15分で処理できるようになるには結構訓練が必要ですが、やろうとすれば出来るもの。その為に必要なのは「長文を書かない」という書くテクニックと「要点だけを掴む」という読むテクニックも必要になってくる。ここら辺も結構面白い話なんでまたの機会に。


タイムマネジメントの基本は「時間は管理することでいくらでも有効に使える」というポジティブな考えを持つことだと思うな。